การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

งาน คือ ที่มาของรายได้เพื่อนำไปใช้จ่ายสำหรับปัจจัยสี่ ปัจจัยพื้นฐานสำหรับการดำรงชีวิต ลักษณะการจ้างงานมีรูปแบบแตกต่างกันออกไป เช่น พนักงานประจำ , พนักงานชั่วคราว , พนักงานสัญญาจ้าง , พนักงานฝึกหัด , การจ้างไปทำงานต่างบริษัท ฯลฯ ซึ่งทุกรูปแบบต่างก็ต้องมีการฝึกอบรมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานสม่ำเสมอ

การทำงานอย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้องค์กรประสบผลสำเร็จตามเป้าหมายที่ได้วางเอาไว้ ซึ่งจะส่งผลดีโดยรวมให้กับองค์กรรวมถึงบุคลากรในองค์กรด้วยเป็นการสร้างความแข็งแกร่งและเข้มแข็ง โดยผลสำเร็จเหล่านั้นจะตอบแทนกลับมาให้กับบุคลากรได้ในหลายทาง เช่น ตำแหน่งงานที่สูงขึ้น , รายได้ที่สูงขึ้น , มาตรฐานการทำงานที่สูงขึ้น , พบเจอกับสังคมใหม่ๆมากขึ้นและกว้างขวางขึ้น อีกทั้งยังพาองค์กรทยานสู่ความเป็นเลิศมากขึ้น การทำงานอย่างมีประสิทธิภาพนั้นอาศัยเทคนิคหลายอย่างเป็นตัวนำไปสู่เป้าหมาย คือ ความสำเร็จขององค์กร ได้แก่

1.       มีเป้าหมายในการทำงานชัดเจน การกำหนดเป้าหมายเป็นการวางแผนและกำหนดทิศทางการเดินทางของงานให้มีรูปแบบและขอบเขตที่ชัดเจน การวางเป้าหมายระยะสั้น เป้าหมายระยะกลาง เป้าหมายระยะยาวและเดินตามเป้าหมายที่กำหนดไว้จะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพและสัมฤทธิ์ผลได้ง่าย

2.       พัฒนาความรู้สม่ำเสมอ คนที่รู้จักการปรับปรุงตัวเองเสมอ คือ บุคคลที่น่ายกย่อง เพราะพวกเขาจะพยายามหาข้อบกพร่องในการทำงานของตนเองและลบจุดบกพร่องนั้นตลอดเวลา การพัฒนาความรู้จะช่วยให้เขามีประสิทธิภาพการทำงานที่มากขึ้น ช่วยให้มีโลกทัศน์กว้างไกล ไม่ติดอยู่เพียงในกรอบแคบๆที่เคยได้เรียนรู้ การพัฒนาความรู้ยังช่วยเสริมความแข็งแกร่งให้กับองค์กรด้วยการเปิดรับสิ่งใหม่ๆ ความคิดสร้างสรรค์และจินตนการจะช่วยให้องค์กรสามารถอยู่รอดได้ในสภาพการณ์แข่งขันในปัจจุบัน

3.       การบริหารเวลา เพราะเวลาคือสิ่งมีค่าที่ทุกคนมีเท่ากันหมด หากเราเคยลองสังเกตคนรอบข้างและทำการเปรียบเทียบบุคคล 2 คนที่มีเวลาเท่ากันแต่กลับมีปริมาณงานที่ออกมาแตกต่างกันเนื่องจากบุคคลทั้ง 2 มีการบริหารเวลาที่แตกต่างกัน ดังนั้น การบริหารเวลาที่ดีจะช่วยให้งานมีประสิทธิภาพมากขึ้นและประสบความสำเร็จได้ในระยะเวลาที่กำหนด เทคนิคการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพสามารถทำได้หลายวิธี เช่น การกำหนดตารางเวลาในการทำงาน , การจดบันทึกประชุมหรือการนัดสำคัญๆเพื่อช่วยเตือนความจำ , การลำดับความสำคัญของงาน , การใช้เครื่องมือสื่อสารหรือเครื่องมือเทคโนโลยีในการสั่งและติดตามงาน , การกำหนดเส้นตายของงาน , หลีกเลี่ยงการผัดวันประกันพรุ่ง เป็นต้น

4.       การกระตุ้นตนเอง เป็นการสสร้างแรงจูงใจให้กับตนเองให้มีความเชื่อ ความรักและความศรัทธาในงานที่ทำอยู่ โดยเราคือส่วนหนึ่งขององค์กร เป็นหนึ่งฟันเฟืองสำคัญที่จะช่วยขับเคลื่อนให้องค์กรประสบความสำเร็จได้

5.       ทีมเวิร์ค เพราะบุคลากรที่แข็งแกร่งคือทรัพยากรสำคัญที่จะช่วยให้องค์กรประสบความสำเร็จ การมีความรักและสามัคคีให้กับทีมหรือผู้ร่วมงาน จะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพเนื่องจากบุคลากรมีความเข้าใจซึ่งกันและกัน มีการยอมรับระหว่างกัน มีความรักในทีม สิ่งเหล่านี้จะก่อให้เกิดการทำงานเป็นทีมที่มีคุณภาพและช่วยให้บรรยากาศการทำงานเต็มไปด้วยความสุข

6.       จงลงมือปฏิบัติมากกว่าการพูด การปฏิบัติลงมือคือตัวที่ก่อให้เกิดเนื้องานได้อย่างแท้จริง การพุดมากกว่าทำส่งผลเสียให้กับตนเองมากกว่าผลดี เนื่องจากในความเป็นจริง คนที่พูดมาก พูดเก่ง มักจะปฏิบัติน้อย อีกทั้งคนที่พูดมากและยังพูดในสิ่งที่ไม่สร้างสรรค์ยังก่อให้เกิดความขัดแย้งภายในองค์กร ดังนั้น จงพูดให้น้อยและลงมือปฏิบัติให้มากเทคนิคการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานเหล่านี้จะช่วยให้คุณสามารถประสบความสำเร็จในหน้าที่การงานได้ หากคุณนั้นเป็นคนหนึ่งที่ต้องการเป็นบุคลากรคุณภาพ ซึ่งผลลัพธ์จากการใส่ใจในอาชีพเหล่านี้จะช่วยส่งผลให้กับตัวคุณเองให้มีความก้าวหน้าด้านอาชีพการงานในที่สุดภายใต้โลกของการแข่งขันยุคใหม่ สภาพแวดล้อมภายนอกมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ธุรกิจจำเป็นต้องปรับตัวเพื่อให้อยู่รอด การบริหารเชิงกลยุทธ์จึงเป็นสิ่งสำคัญเพราะไม่ว่าธุรกิจจะมีขนาดใหญ่หรือขนาดเล็กล้วนแล้วแต่ต้องเผชิญกับสถานการณ์การแข่งขันที่เพิ่มมากขึ้น หากผู้ประกอบการไม่มีทักษะและกลยุทธ์ในการบริหารจัดการก็จะมีอุปสรรคต่อการเติบโตของธุรกิจ การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานจึงเป็นหนทางหนึ่งที่ช่วยส่งเสริมการบริหารงานให้ธุรกิจสามารถขับเคลื่อนไปได้บนสถานการณ์การแข่งขันที่รุนแรง

ภาพจาก Web Site

http://www.bloggang.com/viewblog.php?id=book4u&date=14-01-2009&group=5&gblog=2

          ไคเซนเป็นเทคนิควิธีอันหนึ่งที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงานขององค์กร คำว่า “Kaizen” เป็นศัพท์ภาษาญี่ปุ่น แปลว่า การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

ซึ่งหากแยกความหมายตามพยางค์แล้วจะแยกได้ 2 คำ คือ

          “Kai” แปลว่า การเปลี่ยนแปลง (change)

          “Zen” แปลว่า ดี (good)

          ดังนั้นการเปลี่ยนแปลงในทางที่ดีก็คือการปรับปรุงนั่นเอง ซึ่งโดยหลักการแล้วเป็นการปรับปรุงงานโดยการทำงานให้น้อยลง ไคเซนเป็นเทคนิควิธีในการปรับปรุงงานโดย

มุ่งเน้นที่จะลดขั้นตอนในการทำงานลง เพื่อให้ได้ทั้งประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่สูงขึ้นและมุ่งปรับปรุงในทุกๆ ด้านขององค์กรเพื่อยกระดับชีวิตการทำงานของผู้ปฏิบัติงานให้

สูงขึ้นตลอดเวลา

การปรับปรุงในแบบไคเซน (Kaizen)

          การปรับปรุงสมัยเก่า มักจะเน้นแต่การปรับปรุงใหญ่ๆ ที่ต้องลงทุนเป็นหลัก หรือต้องผ่านงานวิจัยและพัฒนา (R&D: Research & Development) เช่น ใช้เทคโนโลยี

ใหม่เครื่องไม้เครื่องมือใหม่ กระบวนการแบบใหม่ ซึ่งการปรับปรุงลักษณะนี้ก็คือ “Innovation” หรือ “นวัตกรรม” และมักเป็นภารกิจของระดับบริหารหรือผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน

ส่วนพนักงานทั่วไปก็เป็นเพียงผู้ที่ “คอยรักษาสภาพ” ให้เป็นไปตามที่หัวหน้ากำหนดไว้ไม่ค่อยมีส่วนร่วมในการปรับปรุงมากนัก แต่ในความเป็นจริง การรักษาสภาพก็ไม่ใช่เรื่อง

ง่าย เพราะสภาพที่ดีมักจะค่อยๆ ลดลง และจะกลับมาดีขึ้นเมื่อเกิด Innovation ในครั้งถัดไป

          แนวคิดของ Kaizen จึงเข้ามาเสริมจุดอ่อนที่เกิดขึ้นตรงนี้ คือ เป็นการปรับปรุงเพื่อการรักษาสภาพและปรับปรุงเพื่อให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่องทีละเล็กทีละน้อย ผสมผสานไปกับ

การปรับปรุงแบบก้าวกระโดดหรือ Innovation

ภาพจาก Web Site

http://operationkm.blogspot.com/2012/06/kaizen-vs-innovation-in-operation.html

หลักในการเริ่มต้นแนวคิดไคเซน (Kaizen)

          1. ความคิดสร้างสรรค์

          ความคิดสร้างสรรค์เป็นประโยชน์มากสำหรับการแก้ไขปัญหา บางครั้งหากว่าเราแก้ไขปัญหาโดยใช้หลักเหตุผลธรรมดาซึ่งเป็นการแก้ไขปัญหาแบบตรงๆ แล้วหนทาง

แก้ไขอาจจะมีราคาแพงไม่คุ้มค่าและอาจจะไม่ได้ผลก็เป็นได้

          2. ใช้หลัก “เลิก-ลด-เปลี่ยน”

          การทำไคเซนเพื่อปรับปรุงงานวิธีหนึ่งคือใช้หลักการ “เลิก-ลด-เปลี่ยน” ดังต่อไปนี้

                    ก) การเลิก

                    การเลิก หมายถึง การวิเคราะห์ว่าขั้นตอนการทำงานหรือสิ่งที่เป็นอยู่บางอย่างนั้นสามารถที่จะตัดออกไปได้หรือไม่ โดยพิจารณาจากความจำเป็น

                    ตัวอย่างเช่น หัวหน้างานของบริษัทแห่งหนึ่ง พบว่า วันหนึ่งๆ มีผู้ใต้บังคับบัญชาวางรายงานบนโต๊ะทำงานของตนเป็นจำนวนมาก และทุกครั้งตนเองก็ต้องเสียเวลา

เปิดอ่านเนื้อหาภายในเพียงเพื่อต้องการทราบเรื่องรายงานเพียงคร่าวๆ เท่านั้น และพบว่าปกรายงานนั้นช่วยในเรื่องของความสวยงาม แต่กลับไม่สะดวกในการทำงาน ดังนั้นหาก

นำปกรายงานออกก็จะช่วยให้สามารถประหยัดเวลาในการทำงานโดยไม่ต้องเปิดดูภายในปกรายงาน และสามารถประหยัดเงินได้อีกด้วย

                    ข) การลด

                     การลด หมายถึง การพิจารณาว่าในการทำงานนั้นมีกิจกรรมใดบ้างที่ต้องกระทำซ้ำๆ กันไปมา หากว่าเราไม่สามารถยกเลิกกิจกรรมนั้นออกได้ ก็ต้องพยายามลด

จำนวนครั้งในการกระทำ เพื่อจะได้ไม่ต้องทำงานแบบซ้ำๆ กันโดยที่ไม่เกิดประโยชน์อันใดตัวอย่างเช่น พนักงานที่ทำงานด้านภาษีของรัฐแห่งหนึ่งเมื่อใกล้ถึงช่วงเสียภาษีผู้ที่ต้อง

การเสียภาษีจะเดินเข้ามาถามข้อสงสัยจำนวนมาก พนักงานผู้นี้ต้องการลดการที่จะต้องคอยตอบคำถามแบบซ้ำๆ โดยการรวบรวมคำถามที่ถูกถามบ่อย ๆ แล้วเขียนติดเป็น

ประกาศพร้อมตัวอย่าง เพื่อให้ผู้ที่จะมาสอบถามสามารถอ่านข้อสงสัยก่อนได้

                    ค) การเปลี่ยน

                     หากว่าเราพิจารณาแล้วว่า ไม่สามารถเลิก และลดกิจกรรมใดได้แล้ว เราก็อาจจะเปลี่ยนแปลงได้ โดยการเปลี่ยนวิธีการทำงาน เปลี่ยนวัสดุ เปลี่ยนทิศทาง หรือ

เปลี่ยนองค์ประกอบ เป็นต้น

                    ตัวอย่างเช่น ช่างของโรงงานแห่งหนึ่งพบว่า มีการยืมใช้งานเครื่องมือของช่างแต่ละแผนก งานบ่อยครั้ง ทำให้สุดท้ายเกิดความสับสนว่าเครื่องมือชิ้นนั้นเป็นของ

แผนกใด อีกทั้งเครื่องมือมักจะหายอยู่ บ่อยครั้ง ดังนั้นจึงแก้ไขปัญหานี้โดยใช้วิธีการเปลี่ยนคือ เปลี่ยนสีของเครื่องมือ โดยแต่ละแผนกจะมีสีของ เครื่องมือต่างกันเพื่อแก้ปัญหา

ความสับสนในการยืมใช้เครื่องมือ อีกทั้งเครื่องมือยังคงอยู่ประจำแผนกอีก ด้วย ทำให้ไม่เสียเวลาค้นหาเครื่องมืออีกต่อไป

สิ่งที่ต้องคำนึงในการทำไคเซน (Kaizen)

          1. Kaizen ถือเป็นวัฒนธรรมองค์กรอย่างหนึ่ง จะต้องใช้เวลาในการเปลี่ยนแปลง

          2. Kaizen เป็นสิ่งที่เราทุกคนทำอยู่ในชีวิตประจำวันอยู่แล้ว จึงสามารถนำสิ่งที่เคยปฏิบัติมาดำเนินการให้จริงจังและมีหลักการมากขึ้น

          3. Kaizen จะต้องทำให้การทำงานง่ายขึ้นและลดต้นทุน แต่ถ้าทำแล้วยิ่งก่อความยุ่งยากจะไม่ถือว่าเป็น Kaizen

บทสรุปไคเซน (Kaizen)

          การแข่งขันทางธุรกิจ เป็นปัจจัยสำคัญในการผลักดันให้ผู้บริหารต้องสร้างสรรค์กลยุทธ์ในการบริหารงานอยู่เสมอ การบริหารเชิงกลยุทธ์ในรูปแบบของไคเซนจึงถูกนำมา

ใช้อย่างแพร่หลายในธุรกิจ เนื่องจากสามารถทำได้ง่าย ช่วยลดต้นทุนในการบริหารจัดการงาน แต่อย่างไรก็ตาม การนำหลักการ Kaizen มาใช้ในองค์กรให้ประสบผลสำเร็จนั้น

ผู้บริหารจะต้องมีบทบาท ดังนี้

          1. เป็นผู้นำและริเริ่มการเปลี่ยนแปลงด้วย Kaizen โดยการประกาศและแถลงเป็นนโยบาย การดำเนินการอย่างชัดเจนและต่อเนื่อง เพื่อให้องค์กรเข้าใจวัตถุประสงค์ของ

การเปลี่ยนแปลงนี้

          2. เป็นประธานในการนำเสนอผลงานความคิดของพนักงานในองค์กร โดยต้องมีเวทีให้นำเสนอผลงาน สร้างการมีส่วนร่วมให้พนักงานคิดกันเอง เช่น การจัดประกวด

ความคิด (Idea Contest)

          3. นำเสนอรางวัลและให้คำรับรอง เพื่อให้เกิดการยอมรับ (Recognition)

          4. มีการติดตามการดำเนินการอย่างสม่ำเสมอโดยใช้หลัก Visualization เช่น Visual Board ต่างๆ

          การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องตามแนวคิดของไคเซน นอกจากจะทำให้เกิดผลิตภาพที่ดีแล้ว ยังส่งเสริมศักยภาพในการปฏิบัติงาน ช่วยให้ธุรกิจสามารถเติบโตภายใต้การแข่งขันที่รุนแรงได้เป็นอย่างดี

งานคือชีวิตชีวิตคืองานหากงานดีชีวิตก็จะดีตามหากขาดงานก็คือขาดชีวิต งานจึงเป็นกุญแจที่จะนำไปสู่ความสุขกำลังใจความหวังและพลังในการทำงานในองค์การให้มีประสิทธิภาพได้เมื่อองค์การมีประสิทธิภาพ องค์การก็จะอยู่รอดและเติบโตก้าวหน้านั้นก็คือความยั่งยืนในการพัฒนาองค์การนั่นเอง

                               ที่มาจากhttp://www.stou.ac.th/study/sumrit/5-58(500)/page5-5-58(500).html

                                                                                                                       วันที่สืบค้น

                                                                                                                      29/11/2560

การจัดการความเสี่ยง

การจัดการความเสี่ยง (Risk Management) 

การดำเนินธุรกิจในปัจจุบันมีความยุ่งยากและสลับซับซ้อนขึ้นเรื่อยๆ และก็ยิ่งเป็นการยากสำหรับผู้บริหารที่จะทราบว่ามีปัญหาอะไรรออยู่ในอนาคตบ้าง ดังนั้นธุรกิจจึงมีความจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีกระบวนการอย่างเป็นระบบเพื่อที่จะให้ทราบว่าธุรกิจจะเผชิญปัญหาอะไรและจะหาทางป้องกันอย่างไรเพื่อให้ความสูญเสียที่อาจจะเกิดขึ้นมีผลกระทบต่อธุรกิจน้อยที่สุด ดังนั้นการจัดการความเสี่ยงจึงหมายถึง กระบวนการวางแผนการบริหารและการจัดการความเสี่ยง เพื่อช่วยในการตัดสินใจของบุคคลหรือธุรกิจใดๆในอันที่จะหาวิธีการที่ดีที่สุด เพื่อใช้เป็นแนวทางในการตัดสินใจแก้ไขปัญหาต่างๆที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต ทั้งนี้เพื่อลดความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นให้น้อยที่สุด โดยมีค่าใช้จ่ายน้อยที่สุด

ความเสี่ยง คือ ความไม่แน่นอนต่อการประสบกับเหตุการณ์ หรือ สภาวะที่เราต้องเผชิญกับสถานการณ์อันไม่พึงประสงค์โดยมีความน่าจะเป็น หรือโอกาสในสิ่งนั้นๆมากกว่าศูนย์

การจัดการความเสี่ยง หรือ การบริหารความเสี่ยง (Risk Management) คือ กระบวนการในการระบุ (Risk Identification) วิเคราะห์ (Risk analysis) ประเมิน (Risk assessment) ดูแลตรวจสอบและควบคุมความเสี่ยง (Risk Control) ที่สัมพันธ์กับกิจกรรม หน้าที่และกระบวนการทำงาน เพื่อให้องค์กรลดความเสียหายจากความเสี่ยงมากที่สุด อันเนื่องมาจากภัยที่องค์กรต้องเผชิญในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง

นิยามของความเสี่ยง

ความเสี่ยงมีความหมายในหลากหลายแง่มุม เช่น ความเสี่ยงคือ

     - โอกาสที่เกิดขึ้นแล้วธุรกิจจะเกิดความเสียหาย (Chance of Loss)

     - ความเป็นไปได้ที่จะเกิดความเสียหายต่อธุรกิจ (Possibility of Loss)

     - ความไม่แน่นอนของเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้น (Uncertainty of Event)

     - การคลาดเคลื่อนของการคาดการณ์ (Dispersion of Actual Result)

แนวทางในการบริหารความเสี่ยง ซึ่งโดยปกติจะประกอบด้วย

1. การกำหนดวัตถุประสงค์ของการจัดการความเสี่ยงของบริษัท (Objective) และการประเมินความเสี่ยง (Risk Assessment)

ถือเป็นสิ่งที่จำเป็นที่สุดที่แต่ละองค์กรจะต้องสามารถวิเคราะห์ (Risk Analysis) และกำหนดให้ได้ว่าองค์กรหรือหน่วยงานใดในองค์กรต้องเผชิญกับความเสี่ยงใดบ้าง (Risk Identification) ซึ่งความเสี่ยงที่เกิดขึ้นอาจมีขนาดและผลกระทบที่แตกต่างกัน (Risk Estimation) โดยที่ความเสี่ยงบางประเภทอาจจะมีโอกาสหรือความเป็นไปได้ที่จะเกิด (Likelihood) ตั้งแต่น้อยมาก (Rare) จนไปถึงมีความเป็นไปได้สูง (Almost Certain) รวมถึงผลกระทบที่ตามมาจากความเสี่ยงที่เกิดขึ้น (Consequence) อาจมีตั้งแต่ระดับน้อมาก (Insignificant) ในขณะที่ความเสี่ยงบางประเภทอาจมีแนวโน้มที่อาจก่อให้เกิดความเสียหายแก่องค์กรอย่างมหาศาล (Catastrophic) ดังนั้นบุคคลากรในธุรกิจจึงควรที่จะวิเคราะห์และกำหนดความเสี่ยงที่ธุรกิจนั้นเผชิญให้ได้

ยกตัวอย่างเช่นการวิเคราะห์ความเสี่ยงของบริษัทแห่งหนึ่งเกี่ยวกับโอกาสของการเกิดความเสี่ยงจากเหตุการณ์ใดๆและผลกระทบของความเสี่ยงต่อด้านต่างๆ ขององค์กรธุรกิจ ได้แก่ ด้านการเงิน (Financial) ชื่อเสียง (Reputation) การหยุดชะงักขององค์กร (Business Interruption) และบุคลากร (Human) เป็นต้น

ความน่าจะเป็นหรือโอกาสในการเกิดความเสี่ยง (Likelihood)

ความน่าจะเป็นนี้ขึ้นอยู่กับแต่ละองค์กรณ์ในการกำหนดว่าโอกาสของการเกิดเหตุการณ์นั้นๆต้องมีมากน้อยขนาดไหนถึงจะจัดว่ามีโอกาสนอ้ยหรือมาก

Likelihood is measured using the following scale

1        Rare                        โอกาสที่เกิดขึ้นน้อยมาก เช่น มากว่า10 ปีถึงจะเกิดเหตุการร์ขึ้นที

2        Unlikely                   โอกาสที่เกิดขึ้นมีน้อย เช่น 5 - 10 ปีจะเกิดขึ้นที

3        Reasonableมี             โอกาสที่จะเกิดขึ้นในช่วงทุก 2-5 ปี

4        Likely                      โอกาสที่จะเกิดเหตุการณ์ดังกล่าวมีอยู่สูง เช่น เกิดขึ้นทุกๆ 1- 2 ปี

5        Almost certain           โอกาสของเหตุการณ์เกิดขึ้นเป็นประจำทุกปีหรือเกิดขึ้นมากว่า 1 ครั้งภายใน 1 ปี

ผลกระทบหรือความเสียหายที่เกิดจากความเสี่ยง (Consequence)

ผลกระทบหรือความเสียหายต่อองค์กรที่เกิดจากความเสี่ยงสามารถแบ่งออกเป็นด้านต่างๆ ได้แก่

1.ความเสียหายด้านทรัพย์สินหรือตัวเงิน (Financial)

2.ความเสียหายด้านชื่อเสียงขององค์กร (Reputation)

3.ความเสียหายด้านการหยุดชะงักของการดำเนินการขององค์กร (Business Interuption)

4.ความเสียหายด้านบุคลากร (Human)การประเมินผลกระทบของความเสียหายอาจแบ่งเป็นระดับได้ดังนี้

Consequence or Impact is measured using the following scale

1.Insignificant

2.Small

3.Medium

4.Large

5.Catastrophic

ความรุนแรงของเสียหายแต่ละระดับ ขึ้นอยู่กับองค์กรจะระบุว่าความเสียหายแต่ละระดับอยู่ที่เหตุการณ์แบบไหนหรือมีมูลค่าเท่าไหร่หลังจากที่มีการประเมินความน่าจะเป็นหรือโอกาสในการเกิดของความเสี่ยงแต่ละหัวข้อรวมถึงการประมาณการความเสียหายจากความเสี่ยงนั้นๆแล้ว ก็จะนำเอาทั้งสองกรณีมาพิจารณา

โดยใช้ตารางประเมินความเสี่ยง (Risk Matrix) เพื่อประเมินว่าความเสี่ยงใดที่ให้ความสำคัญในการบริการจัดการ (Risk Prioritization)

รวมถึงหาวิธีการจัดการที่เหมาะสม

                                                                                Risk Matrix

Consequences

Likelihood

1Insignificant     2Small      3Medium      4Large     5Catastrophic

5. almost certain   M            H                 H                  E                 E

4. likely                M            M                 H                 E                  E

3. Moderate          L             M                 M                 H                 E

2. unlikely            L             L                  M                 H                 H

1. rare                  L             L                  L                  M                 H

 Legend for Risk Ratings 

E-Extreme Risk ความเสี่ยงระดับสูงสุด ต้องมีแผนการจัดการที่แน่นอนไว้รองรับ

H-High Risk ความเสี่ยงระดับสูง ต้องมีการเตรียมการเตรียมแผนการจัดการไว้รองรับ

M-Moderate Risk ความเสี่ยงระดับกลาง ควรติดตามความเสี่ยงเป็นระยะ เพื่อวางแผนการจัดการ

L-Low Risk ความเสี่ยงระดับต่ำ อาจยอมรับความเสี่ยงไว้ได้ หรือคอยติดตามระบุระดับความเสี่ยงเป็นระยะ เพราะความเสี่ยงระดับต่ำอาจเพิ่มระดับความรุนแรงกลายเป็นความเสี่ยงระดับกลางหรือสูงได้

 การประเมินความเสี่ยงดังกล่าวเพื่อเป็นแนวทางในการตัดสินใจถึงความสำคัญของการจัดการความเสี่ยงแต่ละเรื่อง และเพื่อให้ผู้บริหารสามารถจัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยง (Prioritization) ที่จำเป็นต้องได้รับการจัดการอย่างเป็นลำดับ รวมไปถึงใช้เป็นแนวทางในการตัดสินใจเลือกวิธีที่เหมาะสมในการจัดการกับความเสี่ยงนั้นๆ

  

2. การหาวิธีการจัดการกับความเสี่ยง

 2.1 การลดความเสี่ยง (Risk Reduction) ความเสี่ยงที่ได้รับอาจลดลงได้ ด้วยวิธีการหาทางป้องกันเพื่อมิให้มีความเสียหายเกิดขึ้น การลดความเสี่ยงนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อที่จะลดจำนวนครั้งของความเสียหายลง หรือลดความรุนแรงของเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต การวิเคราะห์อาจอาศัยข้อมูลในอดีต ปัจจุบัน ซึ่งรวมถึงข้อมูลการคาดการณ์ในอนาคตประกอบการตัดสินใจ

            2.2 การรับความเสี่ยงไว้เอง (Risk Retention) คือการที่ผู้บริหารขององค์กรนั้นๆ ยินยอมที่จะรับภาระความเสี่ยงหรือความเสียหายที่เกิดขึ้นนั้นไว้เอง เนื่องจากเล็งเห็นว่าโอกาส หรือความน่าจะเป็นที่จะเกิดความเสียหายอยู่ในวิสัยที่การทำธุรกิจนั้นยอมรับได้

            2.3. การโอนความเสี่ยง (Risk Transfer) เป็นวิธีการจัดการความเสี่ยงอีกรูปแบบหนึ่งที่ธุรกิจจะต้องวิเคราะห์และตัดสินใจที่จะเลือกโอนความเสี่ยงออกไปในรูปแบบใด ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมของธุรกิจนั้นๆ เช่น การโอนความเสี่ยงไปให้บุคคลอื่นที่มิใช่บริษัทประกันโดยสัญญา หรือการโอนความเสี่ยงไปให้บริษัทประกันภัยตามรูปแบบและเงื่อนไขที่ธุรกิจต้องการ

            2.4. การหลีกเลี่ยงความเสี่ยง (Risk Aviodance) การหลีกเลี่ยงความเสี่ยงอาจกระทำได้โดยวิธีการง่ายๆโดยที่ธุรกิจไม่พยายามเข้าไปยุ่งเกี่ยวกับกิจกรรมที่ก่อให้เกิดความเสี่ยง อย่างไรก็ตามวิธีการหลีกเลี่ยงความเสี่ยงนี้น่าจะเป็นวิธีสุดท้ายหลังจากที่ได้พิจารณาแล้วเห็นว่าไม่อาจใช้วิธีการอื่นเข้ามาแก้ไขได้เท่านั้น การตัดสินใจในวิธีการนี้ธุรกิจต้องเปรียบเทียบข้อดีและข้อเสียก่อนการตัดสินใจ

3. การคัดเลือกวิธีการที่ดีที่สุด

การตัดสินใจคัดเลือกวิธีการบริหารความเสี่ยงจะต้องคำนึงถึง

• ความรุนแรงที่อาจเกิดขึ้นหากเลือกวิธีการดังกล่าว และการเตรียมแนวทางแก้ไข

• ค่าใช้จ่ายที่จะใช้ในการจัดการตามวิธีการที่คัดเลือกมีจำนวนมากน้อยเพียงใด

• ผลกระทบต่อฐานะทางการเงินของธุรกิจที่อาจได้รับจากการตัดสินใจเลือกวิธีการดังกล่าว

อย่างไรก็ตาม ภายหลังจากที่ได้ตัดสินใจเลือกวิธีการที่จะใช้ในการจัดการความเสี่ยงด้วยวิธีใดแล้ว สิ่งสำคัญที่ต้องพิจารณาคือ มาตรการที่ได้เลือกใช้นั้นมีความเหมาะสมกับภาวะแวดล้อมในปัจจุบันมากน้อยเพียงใด ทั้งนี้เพื่อให้ธุรกิจสามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบการบริหารความเสี่ยงให้สอดคล้องกับสถานการณ์อันจะเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจต่อไป

4. รายงานความเสี่ยงที่เหลือ (Residual Risk Reporting)

เมื่อได้ดำเนินการตามแนวทางที่ระบุไว้แล้ว ก็จะทำการรวบรวมความเสี่ยงที่ยังคงเหลือไปนำเสนอผู้ที่มีอำนาจในการตัดสินใจ

5. ติดตามผล และประเมินผล (Monitoring and Evaluation)

เมื่อการดำเนินงานในขั้นต่าง ๆ ได้ดำเนินงานผ่านพ้นไป ขั้นตอนนี้จะเป็นการติดตามผลที่ได้กระทำไป

Rating for effectiveness of Risk Control

Non-existingNo risk mitigation activities are operating or existing.

PoorThere have been frequent risk mitigation failures (up to 40%) or the risk mitigation is found to be unsatisfactory. They may be effective, but are not continuously applied, well placed, efficient or able to automatically adjust to changes in the environment.Fair Risk mitigations are in place, effective and continuously applied but there may be instances of risk mitigation failures (up to 20%). Some risk mitigations may not be well placed, efficient nor able to automatically adjust to changes in environment.GoodRisk mitigations are effective, continuously applied and well placed with some instances of risk mitigation failures (up to 5%). Few risk mitigations are neither efficient nor able to automatically adjust to changes in the environment.Very GoodAll risk mitigations are in place and there have been no instances of risk mitigation failures. Risk mitigations are effective,continuouslappliedwell placed and efficient and are able to automatically adjust to changes in the environment.

อย่างไรก็ตามแม้จะมีการการจัดการกับความเสี่ยงที่ถูกระบุไว้เป็นอย่างดีเรียบร้อยแล้ว  องค์กรไม่ควรอยู่นิ่งหรือหยุดกิจกรรมการจัดการความเสี่ยง เพราะความจริงแล้วความเสี่ยงใหม่ๆเกิดขึ้นได้เสมอ ดังนั้นทุกๆองค์ควรมีกิจกรรมในการประเมินความเสี่ยงใหม่ๆที่อาจเกิดขึ้นในองค์กรตลอดเวลา เพื่อหาทางรับมือและจัดการกับความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นอย่างเหมาะสมและทันท่วงที

เหตุการณ์ความไม่สงบในบ้านเมืองอันเนื่องมาจากการชุมนุมของกลุ่ม นปช. ในปัจจุบันสะท้อนถึงความไม่แน่นอนของสถานการณ์ซึ่งความไม่แน่นอนที่เกิดขึ้นในขณะนี้ ซึ่งความไม่แน่นอนดังกล่าวก็คือความเสี่ยงที่หลายองค์กรกำลังเผชิญอยู่นั่นเองครับ นับว่าเป็นความท้าทายของผู้บริหารไม่ใช่น้อยกับการบริหารจัดการและนำพาองค์กรให้ผ่านพ้นไปให้ได้ หากองค์กรใดที่มีการคาดการล่วงหน้าเกี่ยวกับสถานการณ์ที่กลุ่มผู้ชุมนุมได้ย้ายสถานที่ชุมนุมมาเป็นสี่แยกราชประสงค์โดยเฉพาะอย่างยิ่งองค์กรที่ได้รับผลกระทบโดยตรงจากการชุมนุมในบริเวณนั้น ซึ่งก็ได้แก่ บรรดาห้างร้าน ศูนย์การค้า โรงแรมต่างๆในย่านราชประสงค์ และได้มีการวางแผนเพื่อเตรียมความพร้อมล่วงหน้า ดังนั้นเมื่อมีการชุมนุมที่บริเวณดังกล่าวเกิดขึ้นจริง ก้สามารถนำเอาแผนการจัดการความเสี่ยงที่ได้เตรียมการไว้มาใช้จัดการกับสถานการณ์ได้ทันที ก็คงจะสามารถช่วยบรรเทาความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นจากการชุมนุมของ นปช. ได้  แต่ที่ผ่านมาดูเหมือนว่าผู้บริหารขององค์กรดังกล่าวไม่ได้คาดการณ์ว่าจะมีเหตุการณ์แบบนี้เกิดขึ้น ซ้ำยังไม่คาดคิดว่ากลุ่ม นปช. จะมาปักหลักชุมนุมกันอย่างยืดเยื้อ จนทำให้ผู้ประกอบการย่านราชประสงค์ไม่สามารถดำเนินกิจการได้ตามปกติ สร้างความเสียหายแก่ องค์กรธุรกิจ ซึ่งมีการประมาณการ์กันว่าความเสียหายขององค์กรธุรกิจในย่านราชสงค์ลี่ยวันละไม่ต่ำกว่า 300 ล้านบาทเลยทีเดียวซึ่งนับว่าสูงมากอันที่จริงมีตัวอย่างของความเสี่ยงที่เกิดขึ้นจากการชุมนุมและการก่อการร้ายทั้งในบ้านเราที่ผ่านมารวมถึงในต่างประเทศ มีจำนวนนับไม่ถ้วน  โดยเฉพาะกรณีที่เป็นข่าวใหญ่โตไปทั่วโลก นั่นคือเหตุการณ์ 911ซึ่งผู้ก่อการร้ายได้จี้เครื่องบินให้พุ่งชนอาคารเวิลด์เทรดที่ประเทศสหรัฐอเมริกา ซึ่งเป็นอาคารที่มีองค์กรธุรกิจที่สำคัญๆมากมายตั้งอยู่ เหตุการในครั้งนั้นสร้างความเสียหายให้แก่องค์กรธุรกิจและเศรษฐกิจของสหรัฐฯคิดเป็นมูลค่าหลายหมื่นล้านบาทเลยทีเดียว ผู้คนที่อาศัยและทำงานในอาคารเสียชีวิตเป็นจำนวนมาก รวมถึงข้อมูลทางธุรกิจที่บันทึกไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ในสำนักงานที่ตั้งอยู่ในอาคารเวิลด์เทรด และเอกสารต่างๆที่สำคัญล้วนจมอยู่ภายใต้ซากปรักหักพังของอาคาร  บางบริษัทใช้เวลานานหลายปีกว่าจะสามารถรวบรวมและกู้คืนข้อมูลเอกสารได้มาเพียงแค่บางส่วนเท่านั้น แต่ในบรรดาบริษัททั้งหลายที่ได้รับผลกระทบจากเหตุการณ์ในครั้งนี้ ปรากฏว่ามีบริษัทแห่งหนึ่งที่มีสำนักงานในอาคารเวิลด์เทรดเช่นกัน สามารถกลับมาดำเนินการธุรกิจได้อย่างรวดเร็วภายในเวลาเพียงไม่กี่ชั่วโมง เพราะมีการสำรองข้อมูลไว้อีกแห่งหนึ่งนอกอาคารเวิลด์เทรด ที่น่าสนใจก็คือ การสำรองข้อมูลของบริษัทแห่งนี้ไม่ได้เกิดจากความบังเอิญแต่อย่างใดแต่เกิดจากการคาดการณ์ล่วงหน้าถึงเหตุการณ์ร้ายแรงที่อาจเกิดขึ้น และการหาวิธีจัดการกับเหตุการที่อาจเกิดขึ้นอย่างเป็นระบบ

โดยเจ้าหน้าที่ฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศคนหนึ่งของบริษัทแห่งนั้น ได้เสนอกับผู้บริหารระดับสูงของบริษัทให้มีการสำรองระบบจัดเก็บข้อมูลของบริษัทไว้อีกแห่งหนึ่ง หากมีกรณีร้ายแรงเกิดขึ้นกับอาคารที่เป็นที่ตั้งของสำนักงานแห่งใดแห่งหนึ่ง จนเป็นเหตุให้ ไม่สามารถดำเนินกิจการในสำนักงานนั้นๆอีกต่อไป ก็ยังสามารถมาดำเนินการที่สำนักงานอีกแห่งหนึ่งแทนได้ ตอนแรกผู้บริหารต่างพากันไม่เห็นด้วยเพราะมองว่าเหตุการ์ร้ายแรงที่ว่า ไม่ว่าจะเป็นกรณีแผ่นดินไหว ไฟไหม้ จนทำให้อาคารพังทลาย มีโอกาสเกิดขึ้นน้อยมากหรือไม่มีทางเป็นไปได้เลย และไม่ต้องการเสียเงินจำนวนมากมาลงทุนเช่าสำนักงานเพื่อสร้างระบบสำรองเพิ่ม แต่เจ้าหน้าที่คนนั้นก็ได้พยายามยกเหตุผลและอธิบายให้เห็นถึงความสำคัญและประโยชน์ที่จะได้รับของการสร้างสำนักงานอีกแห่งเพื่อสำรองข้อมูล เพราะถึงผู้บริหารจะมองว่าโอกาสในการเกิดเหตุการณ์ดังกล่าว (Likelihood) มีน้อยมาก (Rare) จนในที่สุดผู้บริหารก็ตกลงให้ดำเนินการแล้วการตัดสินใจของผู้บริหารในครั้งนั้นก็สร้างประโยชน์ให้กับบริษัทอย่างมหาศาล เมื่อเหตุการ์ที่ไม่มีใครคาดคิดมาก่อน เกิดขึ้น นั่นคือผู้ก่อการณ์ร้ายได้จี้เครื้องบินให้บินพุ่งชนอาคารเวิลด์เทรดในวันที่ 11 กันยายน 2544 จนทำให้อาคารถล่มลงในเวลาต่อมา บริษัทดังกล่าวได้รับความเสียหายจากการเสียชีวิตของพนักงานบางส่วน ทรัพย์สินของบริษัทที่อยู่ในอาคารเสียหาย เอกสารในอาคารต่างๆสูญหาย ระบบข้อมูลเสียหายทั้งหมด แต่บริษัทสามารถกลับมาดำเนินการได้อย่างรวดเร็วเพียงเวลาไม่กี่ชั่วโมง เพราะบริษัทสามารถเปลี่ยนไปใช้ข้อมูลและระบบต่างๆที่จำเป็นต่อการดำเนินธุรกิจที่ได้สำรองไว้อีกแห่งหนึ่ง ซึ่งเมื่อเทียบกับเงินที่ลงทุนในการเช่าสำนักงานสำหรับสำรองข้อมูลแล้วถือว่าคุ้มค่ามาก ส่วนบริษัทอื่นๆทั้งหลายที่มีสำนักงานในอาคารเวิลด์เทรดต้องใช้เวลานานเป็นปีในการกู้เอาข้อมูลและเอกสารคืนมาได้เพียงบางส่วนเท่านั้นและกว่าที่บรัทอื่นๆจะสามารถกลับมาดำเนินกิจการได้ตามปกติก็ต้องใช้เวลาหลายปีเลยทีเดียวนั่นคือตัวอย่างของการจัดการความเสี่ยงที่ถือว่ามีความสำคัญอย่างมากต่อการอยู่รอดขององค์กร ซึ่งขึ้นอยู่กับการร่วมมือกันของคนในองค์กรในการระบุความเสี่ยงและการเสนอวิธีในการจัดการความเสี่ยง โดยผู้บริหารเองก็ต้องมีวิสัยทัศน์ในการมองเรื่องการจัดการความเสี่ยงที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กรด้วย

เมื่อย้อนมาดูกรณีองค์กรธุรกิจย่านราชประสงค์ หากผู้บริหารและพนักงานในองค์กรได้มีการวิเคราะห์ถึงความเสี่ยงกรณีมีการชุมนุมของ นปช. ที่สี่แยกราชประสงค์ไว้ล่วงหน้าและร่วมมือกันหาทางจัดการกับเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นไว้ตั้งแต่เกิดการชุมนุม ความสูญเสียที่เกิดขึ้นก็คงจะไม่มากมายนัก เช่น หากวิเคราะห์ว่ามีความเป็นไปได้น้อยมาก (ที่กลุ่ม นปช. จะเคลื่อนตัวมาชุมนุมที่แยกราชประสงค์ แต่หากเกิดขึ้นจริงองค์กรธุรกิจอาจไม่สามารถดำเนินกิจการได้เลย ซึ่งจะเกิดความเสียหายมากมาย (ความเป็นไปได้น้อยแต่ก็มีโอกาสเกิดขึ้น และสร้างความเสียหายสูงมาก) บางรายที่สายป่านยาวไม่ถึงก้อาจต้องหยุดกิจการไปเลยก็ได้ซึ่งกรณีแบบนี้ผู้บริหารอาจวางกลยุทธ์ในการรับมือไว้ล่วงหน้า เช่น เตรียมแจ้งให้ผู้เช่าพื้นที่ขนย้ายสินค้าบางส่วนไปที่สาขาอื่นๆที่ไม่ได้รับผลกระทบแทน ให้พนักงานของสาขาดังกล่าวไปทำงานที่สาขาอื่นๆชั่วคราวจนกว่าสาขานั้นจะกลับมาดำเนินการได้ เจ้าของร้านค้าอาจเตรียมการหาสถานที่ใหม่รองรับไว้เผื่อมีการชุมนุมยืดเยื้อ เป็นต้น

ส่วนบริษัทที่มีสำนักงานอยู่บริเวณอาคารดังกล่าว อาจวางแผนไว้ตั้งแต่เนิ่นๆในการเตรียมหาสถานที่สำรองสำหรับให้พนักงานทำงาน เช่น หากบริษัทมีสำนักงานหลายแห่ง ก็อาจให้พนักงานในสำนักงานที่ได้รับผลกระทบไปทำงานที่สำนักงานแห่งอื่นที่ไม่ได้รับผลกระทบ เป็นต้น เพื่อให้การดำเนินธุรกิจขององค์กรเป็นไปได้อย่างต่อเนื่องจากเหตุการณ์การชุมนุมที่ยืดเยื้อของกลุ่ม นปช. บริเวณแยกราชประสงค์ ผมเชื่อว่าจะทำให้หลายๆองค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งองค์กรที่ได้รับผลกระทบโดยตรงจากการชุมนุมในครั้งนี้ หันมาให้ความสนในและความสำคัญของการจัดการความเสี่ยงกันมากขึ้น ผุ้บริหารหลายคนอาจเริ่มมองว่า การรวมเอาศูนย์การทำงานมาไว้ที่เดียวกัน (Centralization) อาจมีความเสี่ยงหากมีการชุมนุมหรือเหตุการณ์รุนแรงเกิดขึ้นใกล้เคียงหรือเกิดกับอาคารสำนักงานโดยตรงเพราะทำให้พนักงานไม่สามารถทำงานได้ และอาจตัดสินใจให้มีการกระจายการทำงาน (Decentralization) หรือกระจายสำนักงานมากกว่าหนึ่งแห่งที่มีระบบการทำงานรองรับไว้  เป็นต้นดังนั้นการวิเคราะห์ความเสี่ยงล่วงหน้าและการวางแผนเพื่อรองรับการจัดการความเสี่ยงนั้น จึงมีความจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับทุกองค์กรนอกจากความเสี่ยงที่เกิดขึ้นซึ่งมีผลต่อการดำเนินการขององค์กรธุรกิจแล้ว ยังมีเรื่องของอุบัติภัยซึ่งมักเป็นเรื่องที่ไม่คาดคิด เกิดขึ้นได้เช่นกันดังนั้นองค์กรทุกองค์กรควรมีมารตรการในการรับมือกับภัยที่อาจเกิดขึ้นด้วย เพื่อที่ว่าเมื่อมีเหตุการณ์เกิดขึ้นจริงจะได้สามารถรับมือกับเหตุการณ์ได้อย่างทันท่วงทีและเหมาะสม

มาตรการรับมือกับภัย 5 มาตรการ (5 R)

R1 Readiness ความเตรียมพร้อมองค์กรต้องเตรียมความพร้อมระบบการบริหารความเสี่ยงให้มีความพร้อมในการจัดทำมาตรการขจัดหรือควบคุมภัยต่างๆเอาไว้ล่วงหน้า

R2 Response การตอบสนองอย่างฉับไวเมื่อเกิดอุบัติภัยขึ้นระบบต้องมีสมรรถนะที่ดีพอในการตอบโต้ภัยแต่ละชนิดอย่างได้ผลและทันเวลา

R3 Rescue การช่วยเหลือกู้ภัยเป็นกระบวนการปกป้องชีวิตและทรัพย์สินขององค์กร ที่ได้ผลและทันเวลา

R4 Rehabilitation การกลับเข้าไปทำงานเมื่ออุบัติภัยสิ้นสุดลงแล้วต้องกลับเข้าไปที่เดิมให้เร็วที่สุดเพื่อ การซ่อมแซม การเปลี่ยนใหม่ หรือการสร้างขึ้นใหม่ (Rebuild) เพื่อให้อาคารสถานที่พร้อมที่จะดำเนินกิจการต่อไปได้ อาจรวมไปถึงการประกันภัยด้วย

R5 Resumption การกลับคืนสู่สภาวะปกติองค์กรสามารถเปิดทำการ หรือ ดำเนินธุรกิจต่อไปตามปกติได้เสมือนว่าไม่มีอุบัติภัยมาก่อน

Response กับ Rescue อาจจะเหมือนเป็นเรื่องเดียวกัน แต่ความจริงแล้วแตกต่างกัน โดยขอยกตัวอย่าง กรณีเกิดอัคคีภัย อุปกรณ์ดับเพลิงอัตโนมัติ รวมถึง Fire Alarm คือขั้นตอนของ Response แต่ไฟฉุกเฉินและเครื่องช่วยหายใจ เพื่อให้พนักงานสวม เพื่อหนีออกจากอาคาร เป็นขั้นตอนของ Rescue

หวังว่าเนื้อหารวมถึงกรณีศึกษาที่ผมเขียนมาจะมีประโยชน์สำหรับทุกท่านในการนำไปประยุกต์ใช้กับการจัดการความเสี่ยงของหน่วยงานของตนเองได้อย่างเหมาะสมครับ

                                                             ที่มาจาก:https://www.gotoknow.org/posts/364878

การเพิ่มผลผลิตในองค์กร

การเพิ่มผลผลิตในองค์กร

1.การเพิ่มผลผลิตในองค์กรในยุคที่มีการแข่งขันกันสูงทางการค้าและธุรกิจองค์การต่างๆ ทั้งที่ประกอบธุรกิจอุตสาหกรรมรวมถึงองค์การของรัฐบาลและรัฐวิสาหกิจ

หลักของการเพิ่มผลผลิตในองค์การทุกแห่งจะตั้งอยู่บนพื้นฐานของแนวคิด 4 ประการ คือ

1. การพัฒนาคุณภาพสินค้าและบริการ

2. การลดต้นทุน

3. ความรวดเร็วในการส่งมอบสินค้าและการบริการ

4. ความปลอดภัยในการปฏิบัติงาน

1.1 ประสิทธิภาพ (Efficiency) หมายถึง ความสามารถที่จะนำทรัพยากรที่มีอยู่ออกมาใช้ได้อย่างดีที่สุดในความพยายามที่จะบรรลุเป้าหมาย ความหมายที่ 2  หมายถึง ความสามารถที่ทำให้เกิดผลในการงานหรือลงมือทำสิ่งต่างๆ ได้อย่างถูกต้องและเหมาะสม (Doing Things Right)ประสิทธิภาพเป็นการเปรียบเทียบส่วนที่เป็น Input หรือปัจจัยนำเข้ากับ Output ผลิตผลที่ได้ การวัดค้าประเมินประสิทธิภาพ คือ Input ต้องใกล้เคียงกับ Output มากที่สุดและมีความสูญเสียน้อยที่สุด ประสิทธิผล (Effectiveness) หมายถึง ความสามารถในการเลือกเป้าหมายที่เหมาะสมในการบรรลุเป้าหมายนั้นๆความหมายที่ 2 หมายถึง ผลสำเร็จหรือผลที่เกิดขึ้นหรือการเลือกลงมือทำในสิ่งที่ถูกต้องเหมาะสม

1.2  อัตราผลิตภาพ (Productivity)ผลิตภาพ คือ อัตราส่วนระหว่างผลิตผล (Outputs) ขององค์การในรูปของสินค้าและบริการต่อจำนวนปัจจัยการผลิต (Inputs) ที่ใช้ไปเราสามารถแบ่งประเภทของอัตราผลิตภาพได้เป็น 3 ประเภท ดังนี้

1.1.2 อัตราผลิตภาพเฉพาะส่วน (Partial Productivity) คือ อัตราส่วนระหว่างผลิตผลต่อทรัพยากรที่ใช้ในการผลิตแต่ละชนิดเช่นอัตราผลิตภาพวัตถุดิบ (Material Productivity) อัตราผลิตภาพเรื่องเงินลงทุน (Capital Productivity) อัตราผลิตภาพแรงงาน (Labor Productivity) อัตราผลิตภาพค้าใช้จ่าย (Expense Productivity) อัตราผลิตภาพพลังงาน (Energy Productivity)   เป็นต้น

 ตัวอย่าง         ผลิตผล            1000   บาท            

ทรัพยากรที่ใช้

–  วัตถุดิบ                           200   บาท

–   เงินลงทุน                        300   บาท

–   แรงงาน                          200    บาท

–   ค่าใช้จ่าย                        50    บาท

–   พลังงาน                         100    บาท

อัตราผลิตภาพเฉพาะส่วน  ได้แก่

อัตราผลิตภาพวัตถุดิบ                        =     1000/200            =    5.00           บาท/บาท

อัตราผลิตภาพเรื่องเงินลงทุน                =     1000/300            =    3.33           บาท/บาท

อัตราผลิตภาพแรงงาน                       =     1000/200            =    5.00           บาท/บาท

อัตราผลิตภาพค่าใช้จ่าย                     =      1000/50             =    20.00         บาท/บาท

อัตราผลิตภาพพลังงาน                      =      1000/100            =    10.00         บาท/บาท

1.2.1 อัตราผลิตภาพองค์ประกอบรวม (Total Factor Productivity) คือ อัตราส่วนผลิตผลสุทธิ ต่อผลรวมของทรัพยากรด้านเงินทุน และแรงงาน (ผลิตผลสุทธิ =  ผลผลิตรวม – ค่าวัตถุดิบบริการที่ต้องซื้อ)

2.  วงจรผลิตผล  (Productivity Cycle)

การเพิ่มผลผลิตจะเกิดขึ้นอย่างเป็นกระบวนการที่ต่อเนื่อง มีลักษณะเป็นวงจร (Cycle) ซึ่งประกอบด้วยกระบวนการของวงจรผลิตภาพหรือวงจรการเพิ่มผลผลิต เป็นขั้นตอนดังนี้

1.การวัดผลงาน (Measurement)

2.การประเมินผลงาน (Evaluation)

3.การวางแผน (Planning)

4.การปรับปรุงเพื่อเพิ่มผลผลิต (Productivity Improvement)

3. ต้นทุนและความสูญเสีย

องค์การที่จะประสบความสำเร็จในการดำเนินงานผู้บริหารมักคำนึงถึงกำไร (Profits) เป็นเป้าหมายสูงสุดซึ้งการจะได้กำไรมากน้อยขึ้นอยู่กับราคาขายหรือมูลค่าสินค้าต้องสูงกว่าต้นทุนการผลิต จากสมการ

กำไร  =   ราคาขาย – ต้นทุน

3.1 ต้นทุน  (Cost) หมายถึง ค่าใช้จ่ายที่จ่ายไปสำหรับทรัพยากรทางการผลิตเพื่อให้เกิดผลิตผล

ต้นทุนการผลิตที่เป็นค่าใช้จ่ายแบ่งออกเป็น 3 ส่วน คือ

1. ค่าวัสดุ (Material Cost)

2.  ค่าแรงงาน  (Labor  Cost)

3.  ค่าโสหุ้ย  (Overhead  Cost)

ค่าโสหุ้ย จะประกอบด้วยค่าใช้จ่ายต่างๆ

–  ค่าวัสดุทางอ้อม เช่น ค่าวัสดุเครื่องใช้สำนักงาน ค่าทำความสะอาด ค่าบรรจุภัณฑ์ เป็นต้น

–  ค่าแรงงานทางอ้อม เช่น ค่ายามรักษาความปลอดภัย ค่าพนักงานทำความสะอาด พนักงานรับโทรศัพท์ เป็นต้น

–  ค่าสาธารณูปโภค เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ ฯลฯ

–  ค่าใช้สอยอื่นๆ

–  ค่าเสื่อมราคาเครื่องจักรและทรัพย์สินอื่น ๆ

–  ค่าใช้จ่ายสวัสดิการ เช่น โบนัส ค่ารักษาพยาบาล ฯลฯ

–  ค่าขนส่ง เป็นต้น

3.2    ความสูญเสีย (Lost) หมายถึง ค่าใช้จ่ายที่จ่ายไปแล้วไม่เกิดผลผลิต บางองค์การอาจใช้คำว่า ความสูญเปล่า (Waste)ในความเป็นจริง  ความสูญเสียหรือความสูญเปล่าก็คือต้นทุนแต่เป็นต้นทุนที่ไม่ก่อผลประโยชน์

ปัญหาของการเพิ่มผลผลิต   ซึ้งทำให้ผลผลิตตกต่ำลงและอาจมีสาเหตุหลายประการซึ้งทำให้เกิดความสูญเสีย   ได้แก่

3.2.1. ความสูญเสียในส่วนวัสดุ    เช่น

–  มากเกินไป สั่งซื้อมามาก ทำให้หมดเงินลงทุน และต้องเสียค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ

–  สูญหาย การวางผิดที่ หยิบใช้โดยไม่ต้องบอก ฯลฯ

–  ไว้ผิดประเภท จัดซื้อไม่ถูกขนาดหรือ Spec เสียค่าใช้จ่ายมาก ฯลฯ

3.2.2. ความสูญเสียในส่วนเครื่องจักร

–  เก่าชำรุด

–  สกปรก ขาดการดูแลรักษา

–  ประสิทธิภาพการผลิตต่ำ ฯลฯ

3.2.3. ความสูญเสียในส่วนแรงงาน

–  ขาดระเบียบวินัย

–  ขาดการฝึกอบรม

–  มีทัศนคติที่ไม่ดีในการทำงาน ฯลฯ

3.2.4.ความสูญเสียในส่วนกระบวนการผลิตหรือวิชาการทำงาน

–  ขาดเทคโนโลยี

–  ไม่มีการพัฒนาควบคุมคุณภาพ ฯลฯ

ความสูญเสีย 7 ชนิด บริษัท โตโยต้ามอเตอร์ แห่งประเทศญี่ปุ่น ได้ระบุถึงสาเหตุของความสูญเสีย 7ชนิด ไว้ ดังนี้

1. ผลิตมากเกินไป   2. ของชำรุดเสียหายหรือของเสีย    3. ความล่าช้าหรือการรอคอย  

4. วัสดุคงคลัง สินค้าคงคลังมากเกินไป  5. การขนส่งหรือการขนย้าย   6. กระบวนการหรือการแปรรูป
7. การเคลื่อนไหว

– ความสูญเสียที่เกิดจากการผลิตมากเกินไป (Overproduction)

การผลิตมากเกินไป ทำให้มีการใช้วัตถุดิบและแรงงานเกินความจำเป็น เป็นการเพิ่มต้นทุนการผลิตขั้นสุดท้าย และยังต้องเสียค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บสินค้า การบรรจุภัณฑ์และการขนส่ง

– ความสูญเสียที่เกิดจากการผลิตของเสีย (Defect)

การผลิตของเสีย หมายถึง การสูญเสียคุณค่างาน เสียเวลา เสียวัตถุดิบ และยังเป็นการเพิ่มงานในการผลิตหรือการแก้ไขงานใหม่

– ความสูญเสียที่เกิดจากการล่าช้าหรือการรอคอย (Delay or Waiting)การรอคอย หรือความล่าช้า เกิดจากสาเหตุต่างๆ กัน เช่น ความล่าช้าของการส่งวัตถุดิบหรือชิ้นส่วน การใช้เวลานานในการติดตั้งเครื่องจักร กระบวนการขาดความสมดุลอันเนื่องจากการวางแผนการผลิตไม่ถูกต้อง

– ความสูญเสียที่เกิดจากการมีวัสดุคงคลังที่ไม่จำเป็น (Inventory / workin-process)การสะสมวัตถุดิบไว้จำนวนมากแล้วใช้ไม่ทัน ทำให้ต้องใช้พื้นที่ในการเก็บรักษาต้องเสียค่าใช้จ่าย ต้องจ่ายค่าดอกเบี้ย เสียเวลาทำงาน และเสียทรัพยากรอื่นๆ

– ความสูญเสียที่เกิดจากการขนส่งหรือขนย้าย (Transport)การใช้แรงงานขนส่งของเป็นระยะไกลๆ ในการทำงาน การเดินทางของพนักงานส่งเอกสาร การขนส่งเป็นการสูญเสียที่ไม่ได้เพิ่มคุณค่าของสินค้า

– ความสูญเสียเกิดจากการกระบวนการผลิต (Process)ความสูญเสียอาจเกิดจากการไม่ได้ดูแลรักษาเครื่องจักร การทำงานด้วยมือที่มีการข้ามขั้นตอนการทำงาน เครื่องจักรมีประสิทธิภาพต่ำ

– ความสูญเสียที่เกิดจากการเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็น (Motion)การเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็น การปฏิบัติงานที่ไม่เหมาะสมถูกต้อง การทำงานกับเครื่องมือหรืดอุปกรณ์ที่มีขนาดน้ำหนักหรือสัดส่วนที่ไม่เหมาะสมกับร่างกาย

4.  เทคนิคการเพิ่มผลผลิตในองค์การ

หลักการสำคัญของการบริหารเพื่อเพิ่มผลผลิตในองค์การ สิ่งสำคัญที่ควรคำนึงถึง คือ

4.1. เวลาในการผลิต  4.2. การวางแผนควบคุมการผลิต  4.3. การใช้ระบบเพียงระบบเดียวในการผลิต

4.4. ไม่มีวิธีที่ดีที่สุดในการควบคุมการผลิต

-เวลาในการผลิตผู้บริหารจะต้อง  –  ไม่ปล่อยเวลาให้ผ่านไปโดยไร้ค่า

–  ค้นหาสาเหตุของความล่าช้า  –  จัดลำดับความสำคัญของงานโดยกำหนดลำดับสูงสุด

–  ลดรอบเวลาในทุกหน้าที่งานทั้งด้านงบประมาณ  -การวางแผนควบคุมการผลิต

ผู้บริหารควรใช้หลัก 5 W+1 H โดยตั้งคำถามเป็นขั้นตอนตามลำดับ ดังนี้

WHAT         =   จะผลิตสินค้าหรือให้บริการอะไร

WHEN         =   จะผลิตเมื่อใด

WHERE       =   จะผลิตที่ไหน

WHO           =    ใครเป็นผู้ผลิต

WHY            =    ทำไมทำอย่างนั้น

HOW            =    จะผลิตอย่างไร

– การใช้ระบบเพียงระบบเดียวในการผลิตองค์ประกอบและปัจจัยต่างๆ ที่ใช้ในการผลิตจะเหมือนกัน แม้ว่าขนาดขององค์การจะแตกต่างกัน

-ไม่มีวิธีที่สุดในการควบคุมการผลิตการผสมผสานระหว่าง การวางแผน การดำเนินการควบคุมจะช่วยให้การบริหารมีประสิทธิภาพ

เทคนิคการเพิ่มผลผลิตและช่วยลดความสูญเสีย ได้แก่

1.  หลักการ ECRS

E  =  Eliminate  :  การขจัดขั้นตอนหรือวิธีการทำงานที่ไม่เป็นประโยชน์

C  =  Combine  :  การรวบรวมขั้นตอนต่างๆ

R  =  Rearrange  :  การจัดลำดับขั้นตอนการทำงานใหม่ตามลำดับก่อนหลัง

S  =  Simplify  :  การปรับปรุงให้ขั้นตอนหรือวิธีการทำงานต่างๆ

2.   การผลิตแบบ “จิ๋วแต่แจ๋ว”หรือการผลิตแบบกะทัดรัด (Lean Manufacturing) หมายถึง ระบบการผลิตที่กะทัดรัดแต่มีประสิทธิภาพ โดยวิธี

–  ลดต้นทุนการผลิต  –  ลดเวลาในการผลิต  –  ลดสินค้าในสต๊อก  –  ขจัดงานที่ไม่สร้างมูลเพิ่มทิ้ง

แนวคิดพื้นฐาน คือ

2.1. การฝึกอบรมพัฒนาเพื่อให้สามารถปฏิบัติงานได้อย่างรวดเร็ว

2.2. การดำเนินการผลิตได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

2.3. การลดจำนวนสินค้าในสต๊อก

2.4. การขจัดงานที่ไม่ก่อให้เกิดมูลค่าเพิ่มทิ้งไป

3.ระบบการผลิตแบบทันเวลาพอดี (JIT : Just in Time) หรือระบบการผลิตของโตโยต้าที่เรียกว่า ระบบคัมบัง (Kanban System)

หลักการของระบบ JIT ประกอบด้วย

3.1.ระบบคัมบังการเบิกชิ้นส่วนในการผลิต

3.2.การเปรียบเทียบทางการผลิต

3.3.การลดเวลาปรับตั้งเครื่องจักรให้สิ้นลง

3.4.การทำงานอย่างมีมาตรฐาน

3.5.การวางผังเครื่องจักร

3.6.ระบบอัตโนมัติ

3.7.ระบบการควบคุมด้วยการมองเห็น

3.8.กิจกรรมในการปรับปรุงงาน

4.  เทคนิคการบำรุงรักษาทวีผล (Total Productive Maintenance)

4.1.กิจกรรมการเพิ่มประสิทธิผลโดยรวมของเครื่องจักร

4.1.1 ความสูญเสียจากการหยุดเนื่องจากขัดข้อง (Breakdown)

4.1.2 ความสูญเสียจากการปรับตั้งและปรับแต่งเครื่องจักร (Set-up and Adjust-ment)

4.1.3  ความสูญเสียจากการหยุดเล็กน้อยและเดินเครื่องเปล่า (Idling and Minor Stoppages)

4.1.4 ความสูญเสียเนื่องจากเครื่องจักรเสียความเร็วในการผลิต (Reduced Speed)

4.1.5  ความสูญเสียเนื่องจากการผลิตของเสีย (Defects)

4.1.6 ความสูญเสียเนื่องจากการสูญเสียวัตถุดิบเมื่อเริ่มเดินเครื่อง

4.2. การสร้างระบบการบำรุงรักษาเครื่องจักร

4.3. การจัดทำแผนการบำรุงรักษาเครื่องจักร เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการใช้งานของเครื่องจักร

4.4.การสร้างระบบป้องกันการรักษาโดยพัฒนาความรู้ความสามารถของพนักงานเพิ่มทักษะและปลูกฝังจิตสำนึกในการบำรุงรักษาเครื่องจักรให้มากขึ้น

5. เทคนิควิศวกรรมอุตสาหกรรม (Industrial Engineer Technique) หรือ Ietechniqueประกอบด้วยกลุ่มของเทคนิคต่างๆที่สามารถยกระดับคุณภาพของผลิตภัณฑ์ให้สูงขึ้นขจัดของเสียและการทำงานที่ไม่คงที่

6. การเพิ่มผลผลิตโดยเสียค่าใช้จ่ายต่ำสุดสามารถทำได้ด้วยแนวทางการปรับปรุงใน 8ประการ ได้แก่

6.1.การจัดเก็บและการขนย้ายวัสดุสิ่งของอย่างมีประสิทธิภาพ

6.2.การออกแบบและจัดบริเวณที่ทำงานใหม่

6.3.การใช้เครื่องจักรอย่างประสิทธิภาพ และปลอดภัย

6.4.การควบคุมสารเคมีอันตราย และสัตถุอันตราย

6.5.การปรับปรุงแสงสว่าง

6.6.การเพิ่มสวัสดิการ

6.7.การปรับปรุงอาคารสถานที่

6.8. การจัดรูปแบบของงานใหม่ เป็นต้น

5. ความสำเร็จของการเพิ่มผลผลิตในองค์การ

ผู้บริหาร จะช่วยเพิ่มผลผลิตได้โดยวิธีการ ดังนี้

1.ส่งเสริม สนับสนุน กระตุ้นและให้กำลังใจแก่พนักงานในการเพิ่มผลผลิต

2.จัดหาสิ่งอำนวยความสะดวกให้เพียงพอ

3.พัฒนาตนเองเพื่อเพิ่มความสามารถในการจัดการ

4.มีการวางแผนตัดสินใจที่ถูกต้อง

หัวหน้างาน จะช่วยเพิ่มผลผลิตได้โดยวิธีการ ดังนี้

1.เป็นผู้นำและเป็นตัวอย่างที่ดีให้แก่พนักงาน    2. มีวิธีการจูงใจในการทำงาน

3.จัดทำเอกสารคู่มือการทำงานเพื่อช่วยให้งานมีประสิทธิภาพ   4.มีทักษะในการติดต่อสื่อสารที่ดี

5.พัฒนาตนเองอยู่เสมอ 6. ติดตามดูแลการทำงานของผู้ใต้บังคับบัญชา

7. สอนงานให้แก่ผู้ใต้บังคับบัญชา 8.ให้คำแนะนำแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา

พนักงาน จะช่วยเพิ่มผลผลิตได้โดยวิธีการ ดังนี้

1.ทำความเข้าใจกับเป้าหมายและนโยบายขององค์การ  2.เรียนรู้งานและคิดปรับปรุงอยู่เสมอ

3.รับฟังความคิดเห็นของผู้อื่น  4.มีความเสียสละให้แก่องค์การ

5.ทำงานเป็นทีม  6.มีความสัมพันธ์ที่ดีภายในองค์การ

7.รู้จักรการวางแผนในการทำงาน  8.มีทักษะในการสื่อสารที่ดี

9.ผลิตสินค้าที่มรคุณภาพ  10.ช่วยลดความสูญเสีย

11.ปฏิบัติตามกฎระเบียบอย่างเคร่งครัด  12.ร่วมมือต่อกิจกรรมขององค์การอย่างเต็มที่

13.มีทัศนคติที่ดี

เคล็ดลับการนำไปสู่การเพิ่มผลผลิต

1.การสื่อสารที่ดี 2.การมีมนุษย์สัมพันธ์ที่ดี  3. การทำงานเป็นทีมอย่างมีประสิทธิภาพ

บัญญัติ 10 ประการในการทำงาน

1.ใส่ใจกับเรื่องคุณภาพ (Quality)  2.ตระหนักถึงเรื่องต้นทุนอยู่เสมอ (Cost)

3.ให้ความสำคัญกับเวลาส่งมอบ (Delivery)  4.ต้องให้ความร่วมมือ (Cooperation)

5.ต้องเป็นผู้ที่ไว้วางใจได้ (Confidant)  6ต้องมุ่งผลสำเร็จ (Results)

7. จัดลำดับความสำคัญของงาน (Priority)  8.ต้องมีการติดตามผล (Follow up)

9.ยึดถือเรื่องวินัย (Discipline)  10.ความก้าวหน้าขึ้นอยู่กับงานและตนเอง (it’s up to you)

การเพิ่มผลผลิตโดยเพิ่มคุณค่าด้วยการลดปัจจัยการผลิต หรือต้นทุน หรือปัจจัยการผลิตคงที่ สามารถกระทำได้ดังนี้

1.ลดการสูญเปล่าของวัตถุดิบ  2.ลดความเสียหายของชิ้นงานให้น้อยลง

3.ลดการเสียเวลาของพนักงานลง  4.ลดจำนวนของสต๊อกคงคลัง

5.ลดเวลาปรับตั้งเครื่องจักรหรือเวลาปรับเปลี่ยนงานผลิต  6.ลดอุบัติเหตุด้วยการป้องกันอุบัติเหตุ

7.ตักทอดเวลาเดิน  8.เพิ่มคุณภาพของงานหรือผลิตภัณฑ์

9.ปรับปรุงพื้นที่ทำงานหรือวางผังการทำงานในโรงงานให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น  10.ปรับปรุงการบำรุงรักษารักษาและลดการซ่อมแซมเครื่องจักร

11.ปรับปรุงวิธีการทำงานใหม่หรือนำวิธีการทำงานที่ดีกว่ามาใช้  12.ปรับองค์การด้วยการจัดองค์การให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ที่มาจาก:http://www.kmitnbxmie8.com/index.php?lay=show&ac=article&Id=388020&Ntype=3

ศึกษาเพิ่มเติมผ่าน วิดีโอ https://www.youtube.com/watch?v=wrFuZHnsS_0
                                                                                               วันที่สืบค้น
                                                                                              29/11/2560