การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

งาน คือ ที่มาของรายได้เพื่อนำไปใช้จ่ายสำหรับปัจจัยสี่ ปัจจัยพื้นฐานสำหรับการดำรงชีวิต ลักษณะการจ้างงานมีรูปแบบแตกต่างกันออกไป เช่น พนักงานประจำ , พนักงานชั่วคราว , พนักงานสัญญาจ้าง , พนักงานฝึกหัด , การจ้างไปทำงานต่างบริษัท ฯลฯ ซึ่งทุกรูปแบบต่างก็ต้องมีการฝึกอบรมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานสม่ำเสมอ

การทำงานอย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้องค์กรประสบผลสำเร็จตามเป้าหมายที่ได้วางเอาไว้ ซึ่งจะส่งผลดีโดยรวมให้กับองค์กรรวมถึงบุคลากรในองค์กรด้วยเป็นการสร้างความแข็งแกร่งและเข้มแข็ง โดยผลสำเร็จเหล่านั้นจะตอบแทนกลับมาให้กับบุคลากรได้ในหลายทาง เช่น ตำแหน่งงานที่สูงขึ้น , รายได้ที่สูงขึ้น , มาตรฐานการทำงานที่สูงขึ้น , พบเจอกับสังคมใหม่ๆมากขึ้นและกว้างขวางขึ้น อีกทั้งยังพาองค์กรทยานสู่ความเป็นเลิศมากขึ้น การทำงานอย่างมีประสิทธิภาพนั้นอาศัยเทคนิคหลายอย่างเป็นตัวนำไปสู่เป้าหมาย คือ ความสำเร็จขององค์กร ได้แก่

1.       มีเป้าหมายในการทำงานชัดเจน การกำหนดเป้าหมายเป็นการวางแผนและกำหนดทิศทางการเดินทางของงานให้มีรูปแบบและขอบเขตที่ชัดเจน การวางเป้าหมายระยะสั้น เป้าหมายระยะกลาง เป้าหมายระยะยาวและเดินตามเป้าหมายที่กำหนดไว้จะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพและสัมฤทธิ์ผลได้ง่าย

2.       พัฒนาความรู้สม่ำเสมอ คนที่รู้จักการปรับปรุงตัวเองเสมอ คือ บุคคลที่น่ายกย่อง เพราะพวกเขาจะพยายามหาข้อบกพร่องในการทำงานของตนเองและลบจุดบกพร่องนั้นตลอดเวลา การพัฒนาความรู้จะช่วยให้เขามีประสิทธิภาพการทำงานที่มากขึ้น ช่วยให้มีโลกทัศน์กว้างไกล ไม่ติดอยู่เพียงในกรอบแคบๆที่เคยได้เรียนรู้ การพัฒนาความรู้ยังช่วยเสริมความแข็งแกร่งให้กับองค์กรด้วยการเปิดรับสิ่งใหม่ๆ ความคิดสร้างสรรค์และจินตนการจะช่วยให้องค์กรสามารถอยู่รอดได้ในสภาพการณ์แข่งขันในปัจจุบัน

3.       การบริหารเวลา เพราะเวลาคือสิ่งมีค่าที่ทุกคนมีเท่ากันหมด หากเราเคยลองสังเกตคนรอบข้างและทำการเปรียบเทียบบุคคล 2 คนที่มีเวลาเท่ากันแต่กลับมีปริมาณงานที่ออกมาแตกต่างกันเนื่องจากบุคคลทั้ง 2 มีการบริหารเวลาที่แตกต่างกัน ดังนั้น การบริหารเวลาที่ดีจะช่วยให้งานมีประสิทธิภาพมากขึ้นและประสบความสำเร็จได้ในระยะเวลาที่กำหนด เทคนิคการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพสามารถทำได้หลายวิธี เช่น การกำหนดตารางเวลาในการทำงาน , การจดบันทึกประชุมหรือการนัดสำคัญๆเพื่อช่วยเตือนความจำ , การลำดับความสำคัญของงาน , การใช้เครื่องมือสื่อสารหรือเครื่องมือเทคโนโลยีในการสั่งและติดตามงาน , การกำหนดเส้นตายของงาน , หลีกเลี่ยงการผัดวันประกันพรุ่ง เป็นต้น

4.       การกระตุ้นตนเอง เป็นการสสร้างแรงจูงใจให้กับตนเองให้มีความเชื่อ ความรักและความศรัทธาในงานที่ทำอยู่ โดยเราคือส่วนหนึ่งขององค์กร เป็นหนึ่งฟันเฟืองสำคัญที่จะช่วยขับเคลื่อนให้องค์กรประสบความสำเร็จได้

5.       ทีมเวิร์ค เพราะบุคลากรที่แข็งแกร่งคือทรัพยากรสำคัญที่จะช่วยให้องค์กรประสบความสำเร็จ การมีความรักและสามัคคีให้กับทีมหรือผู้ร่วมงาน จะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพเนื่องจากบุคลากรมีความเข้าใจซึ่งกันและกัน มีการยอมรับระหว่างกัน มีความรักในทีม สิ่งเหล่านี้จะก่อให้เกิดการทำงานเป็นทีมที่มีคุณภาพและช่วยให้บรรยากาศการทำงานเต็มไปด้วยความสุข

6.       จงลงมือปฏิบัติมากกว่าการพูด การปฏิบัติลงมือคือตัวที่ก่อให้เกิดเนื้องานได้อย่างแท้จริง การพุดมากกว่าทำส่งผลเสียให้กับตนเองมากกว่าผลดี เนื่องจากในความเป็นจริง คนที่พูดมาก พูดเก่ง มักจะปฏิบัติน้อย อีกทั้งคนที่พูดมากและยังพูดในสิ่งที่ไม่สร้างสรรค์ยังก่อให้เกิดความขัดแย้งภายในองค์กร ดังนั้น จงพูดให้น้อยและลงมือปฏิบัติให้มากเทคนิคการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานเหล่านี้จะช่วยให้คุณสามารถประสบความสำเร็จในหน้าที่การงานได้ หากคุณนั้นเป็นคนหนึ่งที่ต้องการเป็นบุคลากรคุณภาพ ซึ่งผลลัพธ์จากการใส่ใจในอาชีพเหล่านี้จะช่วยส่งผลให้กับตัวคุณเองให้มีความก้าวหน้าด้านอาชีพการงานในที่สุดภายใต้โลกของการแข่งขันยุคใหม่ สภาพแวดล้อมภายนอกมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ธุรกิจจำเป็นต้องปรับตัวเพื่อให้อยู่รอด การบริหารเชิงกลยุทธ์จึงเป็นสิ่งสำคัญเพราะไม่ว่าธุรกิจจะมีขนาดใหญ่หรือขนาดเล็กล้วนแล้วแต่ต้องเผชิญกับสถานการณ์การแข่งขันที่เพิ่มมากขึ้น หากผู้ประกอบการไม่มีทักษะและกลยุทธ์ในการบริหารจัดการก็จะมีอุปสรรคต่อการเติบโตของธุรกิจ การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานจึงเป็นหนทางหนึ่งที่ช่วยส่งเสริมการบริหารงานให้ธุรกิจสามารถขับเคลื่อนไปได้บนสถานการณ์การแข่งขันที่รุนแรง

ภาพจาก Web Site

http://www.bloggang.com/viewblog.php?id=book4u&date=14-01-2009&group=5&gblog=2

          ไคเซนเป็นเทคนิควิธีอันหนึ่งที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงานขององค์กร คำว่า “Kaizen” เป็นศัพท์ภาษาญี่ปุ่น แปลว่า การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

ซึ่งหากแยกความหมายตามพยางค์แล้วจะแยกได้ 2 คำ คือ

          “Kai” แปลว่า การเปลี่ยนแปลง (change)

          “Zen” แปลว่า ดี (good)

          ดังนั้นการเปลี่ยนแปลงในทางที่ดีก็คือการปรับปรุงนั่นเอง ซึ่งโดยหลักการแล้วเป็นการปรับปรุงงานโดยการทำงานให้น้อยลง ไคเซนเป็นเทคนิควิธีในการปรับปรุงงานโดย

มุ่งเน้นที่จะลดขั้นตอนในการทำงานลง เพื่อให้ได้ทั้งประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่สูงขึ้นและมุ่งปรับปรุงในทุกๆ ด้านขององค์กรเพื่อยกระดับชีวิตการทำงานของผู้ปฏิบัติงานให้

สูงขึ้นตลอดเวลา

การปรับปรุงในแบบไคเซน (Kaizen)

          การปรับปรุงสมัยเก่า มักจะเน้นแต่การปรับปรุงใหญ่ๆ ที่ต้องลงทุนเป็นหลัก หรือต้องผ่านงานวิจัยและพัฒนา (R&D: Research & Development) เช่น ใช้เทคโนโลยี

ใหม่เครื่องไม้เครื่องมือใหม่ กระบวนการแบบใหม่ ซึ่งการปรับปรุงลักษณะนี้ก็คือ “Innovation” หรือ “นวัตกรรม” และมักเป็นภารกิจของระดับบริหารหรือผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน

ส่วนพนักงานทั่วไปก็เป็นเพียงผู้ที่ “คอยรักษาสภาพ” ให้เป็นไปตามที่หัวหน้ากำหนดไว้ไม่ค่อยมีส่วนร่วมในการปรับปรุงมากนัก แต่ในความเป็นจริง การรักษาสภาพก็ไม่ใช่เรื่อง

ง่าย เพราะสภาพที่ดีมักจะค่อยๆ ลดลง และจะกลับมาดีขึ้นเมื่อเกิด Innovation ในครั้งถัดไป

          แนวคิดของ Kaizen จึงเข้ามาเสริมจุดอ่อนที่เกิดขึ้นตรงนี้ คือ เป็นการปรับปรุงเพื่อการรักษาสภาพและปรับปรุงเพื่อให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่องทีละเล็กทีละน้อย ผสมผสานไปกับ

การปรับปรุงแบบก้าวกระโดดหรือ Innovation

ภาพจาก Web Site

http://operationkm.blogspot.com/2012/06/kaizen-vs-innovation-in-operation.html

หลักในการเริ่มต้นแนวคิดไคเซน (Kaizen)

          1. ความคิดสร้างสรรค์

          ความคิดสร้างสรรค์เป็นประโยชน์มากสำหรับการแก้ไขปัญหา บางครั้งหากว่าเราแก้ไขปัญหาโดยใช้หลักเหตุผลธรรมดาซึ่งเป็นการแก้ไขปัญหาแบบตรงๆ แล้วหนทาง

แก้ไขอาจจะมีราคาแพงไม่คุ้มค่าและอาจจะไม่ได้ผลก็เป็นได้

          2. ใช้หลัก “เลิก-ลด-เปลี่ยน”

          การทำไคเซนเพื่อปรับปรุงงานวิธีหนึ่งคือใช้หลักการ “เลิก-ลด-เปลี่ยน” ดังต่อไปนี้

                    ก) การเลิก

                    การเลิก หมายถึง การวิเคราะห์ว่าขั้นตอนการทำงานหรือสิ่งที่เป็นอยู่บางอย่างนั้นสามารถที่จะตัดออกไปได้หรือไม่ โดยพิจารณาจากความจำเป็น

                    ตัวอย่างเช่น หัวหน้างานของบริษัทแห่งหนึ่ง พบว่า วันหนึ่งๆ มีผู้ใต้บังคับบัญชาวางรายงานบนโต๊ะทำงานของตนเป็นจำนวนมาก และทุกครั้งตนเองก็ต้องเสียเวลา

เปิดอ่านเนื้อหาภายในเพียงเพื่อต้องการทราบเรื่องรายงานเพียงคร่าวๆ เท่านั้น และพบว่าปกรายงานนั้นช่วยในเรื่องของความสวยงาม แต่กลับไม่สะดวกในการทำงาน ดังนั้นหาก

นำปกรายงานออกก็จะช่วยให้สามารถประหยัดเวลาในการทำงานโดยไม่ต้องเปิดดูภายในปกรายงาน และสามารถประหยัดเงินได้อีกด้วย

                    ข) การลด

                     การลด หมายถึง การพิจารณาว่าในการทำงานนั้นมีกิจกรรมใดบ้างที่ต้องกระทำซ้ำๆ กันไปมา หากว่าเราไม่สามารถยกเลิกกิจกรรมนั้นออกได้ ก็ต้องพยายามลด

จำนวนครั้งในการกระทำ เพื่อจะได้ไม่ต้องทำงานแบบซ้ำๆ กันโดยที่ไม่เกิดประโยชน์อันใดตัวอย่างเช่น พนักงานที่ทำงานด้านภาษีของรัฐแห่งหนึ่งเมื่อใกล้ถึงช่วงเสียภาษีผู้ที่ต้อง

การเสียภาษีจะเดินเข้ามาถามข้อสงสัยจำนวนมาก พนักงานผู้นี้ต้องการลดการที่จะต้องคอยตอบคำถามแบบซ้ำๆ โดยการรวบรวมคำถามที่ถูกถามบ่อย ๆ แล้วเขียนติดเป็น

ประกาศพร้อมตัวอย่าง เพื่อให้ผู้ที่จะมาสอบถามสามารถอ่านข้อสงสัยก่อนได้

                    ค) การเปลี่ยน

                     หากว่าเราพิจารณาแล้วว่า ไม่สามารถเลิก และลดกิจกรรมใดได้แล้ว เราก็อาจจะเปลี่ยนแปลงได้ โดยการเปลี่ยนวิธีการทำงาน เปลี่ยนวัสดุ เปลี่ยนทิศทาง หรือ

เปลี่ยนองค์ประกอบ เป็นต้น

                    ตัวอย่างเช่น ช่างของโรงงานแห่งหนึ่งพบว่า มีการยืมใช้งานเครื่องมือของช่างแต่ละแผนก งานบ่อยครั้ง ทำให้สุดท้ายเกิดความสับสนว่าเครื่องมือชิ้นนั้นเป็นของ

แผนกใด อีกทั้งเครื่องมือมักจะหายอยู่ บ่อยครั้ง ดังนั้นจึงแก้ไขปัญหานี้โดยใช้วิธีการเปลี่ยนคือ เปลี่ยนสีของเครื่องมือ โดยแต่ละแผนกจะมีสีของ เครื่องมือต่างกันเพื่อแก้ปัญหา

ความสับสนในการยืมใช้เครื่องมือ อีกทั้งเครื่องมือยังคงอยู่ประจำแผนกอีก ด้วย ทำให้ไม่เสียเวลาค้นหาเครื่องมืออีกต่อไป

สิ่งที่ต้องคำนึงในการทำไคเซน (Kaizen)

          1. Kaizen ถือเป็นวัฒนธรรมองค์กรอย่างหนึ่ง จะต้องใช้เวลาในการเปลี่ยนแปลง

          2. Kaizen เป็นสิ่งที่เราทุกคนทำอยู่ในชีวิตประจำวันอยู่แล้ว จึงสามารถนำสิ่งที่เคยปฏิบัติมาดำเนินการให้จริงจังและมีหลักการมากขึ้น

          3. Kaizen จะต้องทำให้การทำงานง่ายขึ้นและลดต้นทุน แต่ถ้าทำแล้วยิ่งก่อความยุ่งยากจะไม่ถือว่าเป็น Kaizen

บทสรุปไคเซน (Kaizen)

          การแข่งขันทางธุรกิจ เป็นปัจจัยสำคัญในการผลักดันให้ผู้บริหารต้องสร้างสรรค์กลยุทธ์ในการบริหารงานอยู่เสมอ การบริหารเชิงกลยุทธ์ในรูปแบบของไคเซนจึงถูกนำมา

ใช้อย่างแพร่หลายในธุรกิจ เนื่องจากสามารถทำได้ง่าย ช่วยลดต้นทุนในการบริหารจัดการงาน แต่อย่างไรก็ตาม การนำหลักการ Kaizen มาใช้ในองค์กรให้ประสบผลสำเร็จนั้น

ผู้บริหารจะต้องมีบทบาท ดังนี้

          1. เป็นผู้นำและริเริ่มการเปลี่ยนแปลงด้วย Kaizen โดยการประกาศและแถลงเป็นนโยบาย การดำเนินการอย่างชัดเจนและต่อเนื่อง เพื่อให้องค์กรเข้าใจวัตถุประสงค์ของ

การเปลี่ยนแปลงนี้

          2. เป็นประธานในการนำเสนอผลงานความคิดของพนักงานในองค์กร โดยต้องมีเวทีให้นำเสนอผลงาน สร้างการมีส่วนร่วมให้พนักงานคิดกันเอง เช่น การจัดประกวด

ความคิด (Idea Contest)

          3. นำเสนอรางวัลและให้คำรับรอง เพื่อให้เกิดการยอมรับ (Recognition)

          4. มีการติดตามการดำเนินการอย่างสม่ำเสมอโดยใช้หลัก Visualization เช่น Visual Board ต่างๆ

          การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องตามแนวคิดของไคเซน นอกจากจะทำให้เกิดผลิตภาพที่ดีแล้ว ยังส่งเสริมศักยภาพในการปฏิบัติงาน ช่วยให้ธุรกิจสามารถเติบโตภายใต้การแข่งขันที่รุนแรงได้เป็นอย่างดี

งานคือชีวิตชีวิตคืองานหากงานดีชีวิตก็จะดีตามหากขาดงานก็คือขาดชีวิต งานจึงเป็นกุญแจที่จะนำไปสู่ความสุขกำลังใจความหวังและพลังในการทำงานในองค์การให้มีประสิทธิภาพได้เมื่อองค์การมีประสิทธิภาพ องค์การก็จะอยู่รอดและเติบโตก้าวหน้านั้นก็คือความยั่งยืนในการพัฒนาองค์การนั่นเอง

                               ที่มาจากhttp://www.stou.ac.th/study/sumrit/5-58(500)/page5-5-58(500).html

                                                                                                                       วันที่สืบค้น

                                                                                                                      29/11/2560